BLOG PAGE

STAY UP TO DATE

De informatie hindernisbaan

Informatie is er om gecommuniceerd te worden. Niemand heeft iets aan kennis verstopt achterin een la die nooit meer opengaat. Het delen van informatie, via vastgelegde stromen, is essentieel om als bedrijf te kunnen overleven. Helaas heerst er binnen veel organisaties een klimaat waarin weinig gecommuniceerd wordt. Meestal komt informatie niet verder dan de afdelingsvloer. Ook kleine bedrijven lopen hier tegen aan. En als er al iets wordt gecommuniceerd, verstuurt men een (spam)mail. Ongefilterd, naar iedereen verspreid en uiteindelijk gelezen door te weinig mensen, omdat ze op het moment van ontvangen geen tijd hebben. Zo is niemand op de hoogte en voelt men zich nauwelijks betrokken. Terwijl tegenwoordig zoveel handige communicatiehulpmiddelen voor handen zijn, waarmee informatie heel simpel wordt gedeeld met verschillende doelgroepen.

Informatie stromend als water

Idealiter stroomt informatie als water door de organisatie (en het organisatienetwerk) zonder onderweg bottlenecks of andere hindernissen tegen te komen. Als vooraf de kanalen worden gegraven, verspreidt de informatiestroom zich vanzelf. Alleen voor het graven nemen de meeste organisaties geen tijd. Jammer, want met Office 365 is dit redelijk snel te realiseren.

Start vanuit het midden en breid de kring uit

Kanaliseer de communicatiestroom door te starten vanuit het midden. Begin met persoonlijk opgeslagen informatie op OneDrive, bijvoorbeeld een eerste beschrijving van een nieuw product, dienst of blogbericht. Voor feedback van naaste collega’s deel je het document vanuit je OneDrive of plaats je het binnen de SharePoint Teamsite of Office 365 Group. Zo kan het team eenvoudig feedback geven op een moment dat het uitkomt. Heb je haast of moet er een formele goedkeuring plaatsvinden, gebruik dan een standaard SharePoint Workflow. Wil je feedback van de gehele organisatie op een idee, hanteer dan Yammer. Vergeet niet om hier naar commentaar te vragen; nuttige feedback komt vaak uit onverwachte hoek. Wanneer een document goed vorm heeft gekregen, kun je het hele bedrijf toegang verlenen door het met één druk op de knop te publiceren naar intranet. Als volgende stap kun je de informatie delen via het extranet, zodat klanten, partners of leveranciers ook toegang krijgen. Tot slot is het nog mogelijk de informatie publiek te maken via een website, LinkedIn of een ander social media kanaal, waar echt iedereen toegang toe heeft.

Transparantie

Goede en transparante communicatiestromen zijn in iedere vorm van samenwerken essentieel. Door te werken met portalen ben je met diverse doelgroepen in verbinding en wissel je eenvoudig informatie uit. Ook dwingt het mensen na te denken over de verschillende gradaties waarin documenten worden gepubliceerd en in welke kringen om feedback wordt gevraagd. Bedrijven die in staat zijn hun informatiestromen beter te managen zijn vaak transparanter, hebben betrokken medewerkers, die beter op de hoogte zijn en effectief anticiperen op situaties. Dat krijg je echt niet meer voor elkaar met het sturen van een mail of het publiceren van een bericht op intranet!

volg ons

en mis nooit de laatste updates