BLOG PAGE

STAY UP TO DATE

Outlook apps maken mailen minder pijnlijk

  

Op onze telefoons doen we het regelmatig: handige apps installeren. Nog maar weinig mensen hebben de gewoonte applicaties (add-ins) te downloaden in een Microsoft Office omgeving, terwijl dat al kan sinds 2013. Wist je dat er enorm handige Outlook Add-ins zijn, die het werken met email een stuk leuker en productiever maken? Add-ins voor Word, Excel en PowerPoint kunnen sinds kort geautomatiseerd worden uitgerold naar alle medewerkers binnen een Office 365 tenant, en voor Outlook komt dit binnenkort ook beschikbaar.

 

3 handige apps die email leuker en productiever maken

  1. Een belangrijke _party trick_ is de app Boomerang, die zijn naam eer aan doet. Heb je geen reactie gekregen op je mail, dan krijg je automatisch een bericht terug in je mailbox. Een reminder als iemand niet heeft gereageerd. Enorm handig, want hoe vaak komt het niet voor dat je dat vergeet? Sommige mensen hebben er nou eenmaal een handje van slecht op mail te reageren. ,,Als het echt belangrijk wordt, staan ze wel aan m’n bureau”, hoor je ze denken. De applicatie kan nog veel meer. Je kunt er tijden mee inplannen voor een afspraak, een stukje agenda in een mail plaatsen om beschikbaarheid te tonen. Er zit een ‘send later’ functie in, waarmee je mail kunt inplannen. Zelfs een metertje die kijkt hoe leesbaar de inhoud van je mail is en hoe groot de kans dat de ontvanger reageert!
  2. De app Mail responder biedt de handigheid om met één druk op de knop de ‘out of office’ aan te geven. Er zijn verschillende berichten in te stellen, van slecht bereikbaar, in vergadering, tot ik ben ziek. Ook nog in verschillende talen. Zo’n app is handig om de verwachtingen van mensen te managen. Ik probeer altijd snel op een mail te reageren, waardoor mensen dat van me verwachten. Als je dan een keer slecht bereikbaar bent, is Mailresponder een makkelijke uitkomst om dit direct aan te geven.
  3. Met de app Content chooser schiet je met een druk op de knop een stukje tekst een mail in: een standaardreactie, zoals bijvoorbeeld een routebeschrijving. Ook kun je denken aan standaard verkoop- of supportteksten. Dat scheelt enorm veel tijd! Als je deze app over de hele organisatie verspreidt en centraal de teksten beheert, zal de kwaliteit van de antwoorden zichtbaar verbeteren.

PS: Nog een leuke is Giphy, waarmee je animated GIFS kunt plaatsen: emoties in bewegende beelden. Dan ben je niet meer tien minuten bezig een bepaalde emotie te omschrijven, met Giphy is meteen je reactie duidelijk :-)

volg ons

en mis nooit de laatste updates